По-малко загуби, повече печалба — как технологията намалява кражбите в магазина

Има число, което повечето собственици на търговски обекти не познават, но трябва: процентът на „непознатите загуби“ в магазина им. Тоест разликата между това, което счетоводството казва, че трябва да има в наличност, и това, което реално стои на рафтовете и в склада.

В средно управляван супермаркет в България тази разлика е между 1% и 2% от годишния оборот. В по-зле управляваните обекти достига 4% или повече. За магазин с оборот 500 000 лв. годишно, това е разлика между 5 000 лв. и 20 000 лв. — годишно. Всяка година.

Тази статия е за това къде отиват тези пари, и как да ги върнете.

Загубите идват от четири места

В реалния свят на търговския обект, непознатите загуби почти винаги идват от една или повече от следните четири причини:

Външни кражби. Клиентът, който излиза с непогълнала стока. Това е сценарият, който повечето собственици визират, когато си мислят за загуби — но всъщност рядко е най-голямата причина. В типичен магазин външните кражби са около 25–35% от общите загуби.

Вътрешни кражби и злоупотреби. Служителят, който прави „касов сторно“ при липсваща продажба и взима парите. Касиерът, който подарява стока на познати. Зареждащият, който изнася стока на гърба си. Складовият работник, който ги пуска през задния вход. Това е по-чест проблем, отколкото мнозина допускат — и обикновено представлява 35–45% от общите загуби в обекти, които не контролират процесите.

Грешки на касата. Не-кражби, а просто човешка грешка. Грешен код, грешна цена, отрицателна стойност въведена погрешно, неприключена операция. В обекти с натоварена каса това може да представлява значителна загуба чисто от грешки — без никаква злоупотреба.

Грешки в складовата отчетност. Стока, която е получена, но не е заведена. Стока, заведена два пъти. Стока, която е продадена, но не е изписана от склада. Това е „загуба“ в счетоводен смисъл, дори когато физически нищо не липсва — но създава натиск върху наличностите и в крайна сметка води до реални парични загуби, защото поръчвате повече от нужното или по-малко от нужното.

Важното за всеки от тези четири проблема: технологията не елиминира нито един от тях напълно. Това, което прави, е драстично намаляване на честотата и тежестта.

Как технологията променя сметката

Сега да видим как всеки от четирите проблема изглежда с правилно инсталирано оборудване.

Външните кражби и видеонаблюдението. Камера на входа, камера на касата, камера на „слепите“ зони на магазина. Това звучи стандартно — но реалната ефективност идва не толкова от записа, колкото от видимостта на системата. Когато потенциалният крадец вижда камера, която явно работи, и стикер „Обектът се наблюдава“, рискът от кражба за него става неприемлив. Едно проучване в британски ритейл вериги от последните години показа, че видимостта на камерите намалява кражбите с около 40% — без значение дали записите се преглеждат някога.

Записите имат значение в малкото случаи, когато кражбата вече е станала и трябва да се идентифицира извършителят — особено пред полиция. Но превенцията идва от присъствието, не от прегледа.

Вътрешните злоупотреби и интегрираният касов софтуер. Тук технологията играе различна роля. Камерата може да види какво се случва на касата, но не може да види, че касиерът прави сторно за продажба, която клиент е извършил с карта. За това е нужна интеграция между видеонаблюдението и касовата система — конкретно, връзка, която позволява да се прегледа точно момента на конкретно касово действие.

Това е техника, която съществува отдавна. Когато касата издаде сторно операция или отрицателна транзакция, системата маркира точното време. Видеозаписът от това време може да се отвори с едно кликване — и да се види дали клиентът реално е поискал връщане, или касиерът просто е „анулирал“ продажба и е прибрал парите.

Само наличието на тази възможност променя поведението. Когато служителите знаят, че всяко необичайно касово действие може да се провери визуално, броят на такива действия рязко спада.

Грешките на касата и баркод сканирането. Едно от най-простите технологични подобрения с най-голям ефект: преминаване от ръчно въвеждане на цените към задължително баркод сканиране на всеки артикул. Грешките падат с порядък. Не е нужно да става дума за луксозни системи — нормален баркод четец, който се свързва към касовия апарат, прави огромна разлика.

Допълнителна стъпка: настройване на касовия апарат така, че да не позволява въвеждане на цени, които значително се отличават от средните цени на конкретния артикул. Това спира както грешките, така и опитите за злоупотреба чрез „пробив“ на евтина цена за скъп артикул.

Грешките в складовата отчетност и интегрираният софтуер. Тук е истинският скрит източник на загуби, и също е там, където най-малко собственици инвестират. Касовият апарат сам по себе си отчита продажбите. Складовият софтуер сам по себе си отчита наличностите. Когато двете системи не комуникират в реално време, всеки артикул, който се продава, трябва да бъде „изписан“ ръчно от склада в края на деня, седмицата или месеца — и точно в тази ръчна стъпка се губят пари.

Интегрирана система — каквато ние в Юмена настройваме за по-голямата част от нашите клиенти — означава, че всяка продажба автоматично изписва съответната стока от склада. Грешки практически отпадат. Контролните инвентаризации показват реални разлики, не натрупани грешки на месеци.

Колко струва това

Това е въпросът, на който повечето собственици искат отговор веднага, и аз ще го отговоря веднага.

Зависи от това какво вече имате.

Ако имате касов апарат и нищо друго: добавяне на основно видеонаблюдение (4 камери, DVR, инсталация) е стартова инвестиция, която при оборот от 300 000+ лв. годишно се възвръща обикновено за 6–12 месеца — само от намалените външни кражби.

Ако имате видеонаблюдение, но касовият ви апарат не комуникира със складовия ви софтуер: добавянето на интегрирано решение е по-голяма инвестиция, но и по-голям ефект — типично между 1% и 2% от годишния оборот, върнати в касата.

Ако нямате нищо и стартирате обект: интегрирано решение от ден първи е значително по-евтино, отколкото да добавяте парче по парче след това. Това е грешката, която много нови собственици правят — започват с минимума и след две години плащат двойно повече, за да изградят системата, която е трябвало да имат от начало.

Какво ние правим за нашите клиенти

Подходът ни е винаги един и същ: преди да предложим конкретно оборудване, правим оценка. Идваме в обекта, гледаме къде са касите, къде са блиндираните зони, как се движат стоки, как се работи в смените. След това предлагаме конкретна конфигурация — не „препоръчителна“, а такава, която отговаря на сегашната ви ситуация и на това, което ще е след една година.

Затова работим с водещи производители на касови апарати, видеонаблюдение и софтуер — Datecs, Eltrade, Tremol, Daisy и други — и можем да комбинираме компоненти според конкретния обект. Не предлагаме един универсален пакет, защото универсални пакети не работят добре никъде.

Ако сте чели до тук и сте се познали в едно от описаните положения — обадете се на 0700 1 15 15 за безплатна оценка на обекта си. Двадесет минути разговор с нашия експерт често разкриват пробойни, които години не сте забелязали.